Какво да правим когато идеите се сблъскват с реалността?
От почти две години работя в Digital Society School, организация, която спечели финансиране и се разрастна за година от 5 човека до 35 човека. Едно от нещата, които привличат хората при нас е подходът ни да използваме технологии и дизайн мислене за да разработваме решения за устойчиво развитие. Имаме амбицията да сме организация със смисъл, органична структура и свобода всеки да изследва потенциала си и да твори и създава по свой начин.
Звучи чуесно, нали? Разбира се, оказа се по-трудно отколкото изглежда.
Основателите на организацията си мислеха, че яснотата за това какво искат да създадат се предава по осмоза на новодошлите служители и не отделяха много време да обяснят визията си. Те искаха да запазят органичната структура, която е работила за тях с пет човека и не предприеха никакви мерки да формират екипи или да създадат процеси за взимане на решения.
Резултатът беше, че всеки работеше по какъвто проект намери за добре с когото намери за добре и в повечето случаи никой не знаеше върху какво работят колегите му и в каква посока се движим като цяло.
Този щастлив творчески хаос се преобърна надолу с главата когато преди няколко месеца осъзнахме, че не постигаме почти никои от целите, които сме заложили в плана, благодарение на който спечелихме финансиране. Стана ясно, че инициативи, които би трябвало да се допълват всъщност си противоречат и че колегите са претоварени, стресирани и затиснати от множество проекти и задачи, които ги дърпат в различни посоки.
От тогава насам, прекарвам една трета от времето си в търсене на причините за хаоса в който се оказахме замесени и тук ще споделя няколко урока, които научих в търсенето си.
1. “Да направим света по-устойчиво и справедливо място за хората и природата” е разрушителна мисия за организация, която иска да съществува смислено.
Една сутрин, като участник в работна група за приоритетите ни като организация, помолих всеки от колегите да напише каква според него е мисията ни като организация. Отговорите варираха от “Изграждане на общност, която разработва решения за дигиталното бъдеще на обществото” през “Обучение на международни таланти за нуждите на дигиталната трансформация на обществото” до “Да повлияем положително на света” и още 30 различни отговора, всеки от които беше абстрактен, неясен и объркващ.
Ето защо ни е толкова трудно да работим заедно! Всеки служител си приема, че правим нещо различно от това което предполагат колегите му. Мисията ни да направим света по добър беше толкова абстрактна, че никой не знаеше как точно да я интерпретира и това водеше до безкрайно объркване и неразбиране между колегите.
Имахме нужда от споделено разбиране и смисъл на организацията, които ни помагат независимо да взимаме решения, които ни приближават към визията.
Тази огромна, абстрактна и амбициозна мисия ни караше да работим ден и нощ без почивка, защото проблемите свързани с климатични и социални промени са толкова комплексни и спешни, че имахме усещане за постоянна криза – ако спрем да работим дори за миг, буквално светът ще се разпадне. И като всеотдаен и социално отговорен екип безспирно дърпахме всеки в своята посока до пълно изтощение.
Когато осъзнахме, че голямата мисия и липсата на стратегия ни блокират повече отколкото ни помагат, бързо се съгласихме, че за да навигираме в комплексна среда имаме нужда от ясна, проста и разбираема мисия, която да ни показва посоката и да ни помага да навигираме в хаоса.
Съгласихме се също, че за да осигурим споделено разбиране за тази мисия имаме нужда от истории, конкретни примери за това как искаме да подобрим всета и имаме нужда да си сверяваме часовниците редовно и да проверяваме кои са предположенията и дефинициите, които приемаме за даденост. Затова и една от стъпките, които предприехме с нашата работна група е да събираме истории от нашия опит и практика, които илюстрират как точно вече правим света по-добре. Следващата стъпка е да използваме тези истории, за да опростим и конкретизираме мисията си. Ще ви кажа как върви, като стигнем дотам!
2. Често не сме наясно с характера на проблемите пред които сме изправени и това ни пречи да се справим с тях ефективно
В Digital Society School понякога търсехме дискусия и косенсус относно сравнително прости проблеми, за които просто имахме нужда да намерим експертиза. Например, подборът на персонал, за който изпадахме безкрайни дискусии вместо да си намерим някой който знае какво прави.
От друга страна, за комплексни проблеми с висока степен на неизвестност и множество заинтересовани страни, се опитвахме да измислим оптималното решение още преди да предприемем действие. А ние се занимаваме с множество комплексни проблеми – от организационната ни структура, която е неясна до всеки проект свързан с екологични и социални обществени цели.
За простите, сложните и комплексните проблеми и как да подходим към тях, можете да прочетете тук , тук или тук (на английски), но скоро ще напиша нещо и на български. Засега, казано накратко, сложните проблеми са такива, които имат или високо ниво на неизвестност или високо ниво на несъгласие как да се подходи, но не и двете. Комплексните проблеми имат по много и от двете.
Урокът за нашата организация беше да си изясним за кои процеси имаме нужда да наемем експерти и за кои имаме нужда от активно сътрудничество и участие на хора с различни перспективи и творчески процес. За тази цел използвахме Технологията на Отвореното Пространство – тя ни помогна да обхванем най-важните и належащи теми за нас като организация и да проверим къде има най-високо нива на неизвестност и несъгласие.
По тези теми за които имаше най-много желание и енергия да бъдат разрешени, сформирахме работни групи, които имаха две задачи – да събират идеи, гледни точки и възможни подходи и да правят кратки експерименти за да видят какво работи. Темите бяха визия и мисия, цели и приоритети, организационна структура, дефиниция на роли и задължения – това бяха темите за които искахме да създадем нещо ново и в опит да бъдем не-йерархична организация. За две теми просто решихме да наемем експерт и да не ги мислим – продажби и човешки ресурси.
3. Разрешаването на комплексни проблеми изисква изграждането на системи – както технологични, така и социални.
Когато задвижихме процесът описан горе, осъзнахме че усилено се опитваме да вместим нещо ново, което създаваме в момента в рамките на съществуващи системи. Искахме да си сложим етикет – дали сме йерархия, дали сме социокрация, дали сме холокрация, имахме нужда да заковем организационната си идентичност.
Това се оказа източник на конфликти само по себе си, защото нашите нужди като организация не се вписваха в нито една от тези системи. Също така нашата готовност като служители да поемаме отговорност по нов начин за цялата система варираше много. Някои от нас искаха да взимат всякакви решения и да имат автономия. Някои от нас просто искаха някой да им казва какво да правят и да не го мислят.
Така достигнахме до нуждата от процеси – процеси, които да ни подготвят да бъдем по-автономни в работата си и процеси, които да позволяван на организационната ни структура да еволюира и да се променя в зависимост от нуждите на бързо променящата се обстановка.
4. За да разрешим комплексен проблем нямаме нужда от абсолютно съгласие, имаме нужда от диалог.
Процесите, които ни позволяват да имаме прозрачност и яснота на целите, както и процесите които ни позволяват да сме гъвкави в организационната си структура и промяната на нагласите ни се оказаха тясно свързани с една проста практика – диалогът.
Конфликтни и противоречиви теми рядко имат единствено решение и новата информация бързо и рязко променя вижданията на всички участващи в процеса. Когато започнахме да обсъждаме организационната си структура и търсехме начин да я направим достатъчно гъвкава мислехме, че ще седнем за един следобяд, ще начертаем редица от картинки и стрелкички и в края на деня ще покажем на колегите финалния вариант.
Бързо стана ясно, че за да променим структурата трябва хората да са готови да работят по различен начин. За да приемат промяната, те трябва да са част от процеса на създаването и. Разбрахме, че постоянния диалог за това какво работи и от какво имаме нужда ни осигурява много повече яснота и гъвкавост от която и да било схема, която можем да начертаем. Диалогът се оказа трансформацията и процесът, от който се нуждаем.
Диалогът е умението да изслушаме всички гледни точки без да ги противопоставяме една на друга и практиката да търсим интеграция вместо опозиция. Диалогът е танц между съгласие и несъгласие, който ни позволява да се учим, да променяме вижданията си и да се адаптираме. Диалогът не цели еквилибриум или крайно състояние, той цели прогрес, също както нашата организационна структура.
5. Воденето на диалог е умение което изисква учене и практика.
Диалогът работи изключително добре за колективно създаване на промяна и ние бързо открихме, че ние, като организация, не знаем много за това как да го практикуваме.
Изпитваме огромни затруднения да се изслушваме, да казваме честно и откровено какво ни спира, тревожи или вдъхновява. Изпадаме в безкрайни дискусии и конфликти които ескалират на лично ниво. Нямаме ясни процеси за взимане на решения или за да дадем глас на всички, които имат нужда да се изкажат. Опитваме се да постигнем абсолютен консенсус преди да предприемем действие и това ни блокира.
Известно време аз бях почти единствената в организацията, която можеше да създаде конструктивна атмосфера на изслушване и свободно изразяване на нужди и мнения. Година по-късно една колежка дойде на обучението Art of Hosting Meaningful Conversations в България и се върна абсолютно променена в подхода си. Заедно с нея започнахме да експериментираме с нови начини на работа и организиране на срещи и процеси. Полека лека и други колеги започнаха да пробват нови неща. Установихме, че промяната ни в начи
на на работа изисква умения и практика.
Дълго време повтаряхме, че не сме готови за нов начин на работа. Сега осъзнахме, че вместо да се откажем е по-добре да се подготвим и да се упражняваме постоянно.
Всичко това се случва в момента, тук и сега. Нямам готови резултати и още-по малко решения за това какво ще помогне на вас, но съм тук да продължавам да споделям нашето пътешествие и уроците от него преди да е приключило, защото от позицията на някой който вече “го е измислил” е лесно да се дават съвети, които игнорират предизвикателствата и трудностите по пътя.
Аз съм тук да споделя както успехите, така и спънките и с интерес ще прочета вашите истории в коментарите долу.